Menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

Vårt arbeid

• Vår forretningsmodell og verdikjede

  Elis sin forretningsmodell baserer seg på at det er tjenestene våre som er vårt produkt. Det vil si at det er selve tjenesten av utleie av tekstiler og produkter som er vår ekspertise og vårt tilbud til markedet. Vi skal levere våre tjenester enkelt og forutsigbart slik at våre kunder kan fokusere på det de er best på – sin egen jobb. 

  Dette er vår måte å tenke en sirkulær gjenbruksmodell: definere kundens behov, bestille opp produktene, og holde produktene i sirkulasjon så lenge som mulig mellom kunden og oss. Slik reduserer vi produktenes påvirkning på miljøet for hver vask og hver reparasjon vi gjør. 

  Vi kjøper hovedsakelig inn matter og arbeidsklær, som vi leier ut til våre kunder. I tillegg handler vi inn mopper, kluter og hygieneartikler. Vi kjøper varer og tjenester i hovedsak fra konsernets samlede leverandører eller norske leverandører.

  Elis Norge handler varer og tjenester fra hele verden, men de største volumene våre kommer fra Europa og Skandinavia. Det er den globale innkjøpsorganisasjonen i Elis-konsernet som har ansvar for å velge leverandører globalt, som også påvirker produktene som blir kjøpt inn i Norge. 

  Vi er opptatt av at vår forretningsmodell støtter opp om det sirkulære og gjenbruk, og ønsker å være en foregangsfigur på intern handel, fordeling og hvordan vi alltid tenker et helhetlig perspektiv på våre produkter. Fra våre egne produksjonsfasiliteter handler vi store volumer, for det norske markedet – her har vi muligheten til å bidra med innspill og forslag til hvordan vi kan bli enda flinkere til å produsere på en forsvarlig og god måte.  

• Styring og ledelse – ansvar

  Elis Norge er en del av Elis SA, som er notert på franske Euronext Paris. Styret og ledelse er dermed ledet fra Frankrike. I styret er det tre komiteer; audit komite, kompensasjon og styringskomite, samt en bærekraft/CSR (Corporate Social Responsibility) komite. Styret har overordnet ansvar for alle bærekraftsrelaterte saker inkludert menneskerettigheter, via CSR komiteen eller behandling i styret. Styrende dokumenter som etiske retningslinjer godkjennes av administrerende direktør i Eli SA. Etiske krav til leverandørkjeden eies og godkjennes av Chief Procurement Officer, som er en del av ledelsen.  

  Gruppens CSR og bærekraftsaktiviteter følges opp i hvert land gjennom administrerende direktør og bærekraftsansvarlig. I Norge er det administrerende direktør som har det formelle ansvaret for bærekraft og menneskerettigheter i Elis Norge AS. Bærekraftsansvarlig i Norge rapporterer til administrerende direktør og har ansvaret for risikovurdering, gjennomføring av tiltak og rapportering innen arbeidet med menneskerettigheter. Oppgaver, roller og ansvar er beskrevet i en prosedyre for arbeidet med anstendig arbeidsforhold og menneskerettigheter. Prosedyren er en del av styringssystemet for HMS, kvalitet og bærekraft, som er tilgjengelig for alle ansatte. 

  Bærekraftsansvarlig har også en rapporteringslinje til CSR direktør i Elis SA, slik at Elis SA som konsern kan jobbe på tvers av flere felles funksjoner, spesielt innenfor innkjøp og leverandørhåndtering.  

• Ansvarlig innkjøpspraksis

  Gjennom Supplier Code of Conduct for leverandører krever Elis at leverandørene er basert på prinsippene og retningslinjene i the UN Global Compact, the UN Guiding Principles, the OECD Guidelines, the ILO core conventions, the UK Anti-Bribery and Corruption Act (UKBA) og den franske Sapin II law. Retningslinjene dekker respekt for menneskerettigheter, anstendig arbeidsforhold, beskyttelse av miljøet og anti-korrupsjon.

  Elis underbygger implementeringen av Supplier Code of Conduct for leverandører overfor sine strategiske leverandører spesielt gjennom periodisk tilsyn av leverandører, for å sikre at de anvender prinsippene fastsatt i charteret på en riktig måte.

• Samarbeid med konsern

  Elis Norge anser det som størst risiko for brudd i arbeidstakers rettigheter og menneskerettigheter i bedriftens leverandørkjede. Det er derfor en prioritet å ha et godt samarbeid innenfor innkjøpsorganisasjonen i Elis konsern. Konsernet gjennomfører risikokartlegginger av mulig og faktiske negativ påvirkning på mennesker, miljø og samfunn som konsekvens både direkte forårsaket av vår drift, eller bidratt til i vår leverandørkjede. Videre vurderer vi gjennom risikokartleggingen forebyggende og reduserende tiltak om negativ konsekvenser kan forekomme. 

  Hovedtiltaket som er iverksatt for å redusere risikoen for menneskerettighetsbrudd i verdikjeden, er å gjennomføre Corporate Social Responsibility (CSR) revisjoner av prioriterte leverandører. Dette tiltaket dekker 90% av våre innkjøp. I tillegg gjennomføres det fysiske audits av en sertifisert tredjepart. 

  En CSR-revisjoner bygger på Elis’ etiske retningslinjer for leverandører og dekker blant annet følgende punkter: 

  • Hygiene og sikkerhet i produksjon, samt søppelhåndtering 
  • Analyse av arbeidsstokken, for å avdekke at det ikke forekommer barnearbeid, tvunget arbeid og at lønninger følger lovverket. 
  • Aksjonsplaner utarbeides ovenfor leverandøren for å tette hull, og jobbe målrettet med forbedringer. Dette følges opp fra Frankrike. 
  • Kun leverandører med høy nok CSR score blir kvalifisert som leverandør hos Elis.  

  Gjennom dialog og tilsyn vurderer Elis behovet for relevant kompetanseheving og tilgjengeliggjøring av ressurser som setter våre leverandører i stand til å etterleve våre krav. 

  Mer informasjon om arbeidet i konsern finnes i «Bærekraft i Elis 2023», side 24 og side 27.

• Aktsomhetsvurdering

  Elis Norge har i tillegg til konsernets arbeid gjennomført egen aktsomhetsvurdering for de innkjøp som ikke dekkes av konsernavtaler, som gjøres i Norge.

  Elis Norge AS skal aktivt arbeide med aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv i henhold til FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter (UNGP) og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Det vil si gjennomføre risikokartlegginger for mulig negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø, og stanse, forebygge og redusere slike påvirkninger. 

  Elis’ fremgangsmåte og prosess for kartlegging

  1	I første steg av vår kartlegging gjør vi en overordnet risikovurdering av produktene våre: Er dette et produkt eller tjeneste? Hva slags produkter og hvor blir de laget? Er dette en primær eller sekundær leverandør til Elis?
  2	Når vi har et overordnet bilde, vurderer vi våre forskjellige leverandører: Er det en iboende risiko i bransjen? Hva er produktene laget av (råvarer) og hvor kommer dette fra? Gjennom denne øvelsen prioriterer vi noen risikoområder som trengs å følges opp spesielt.    En kombinasjon av produktene etter funnene i første steg + sannsynligheten for negativ påvirkning og mulig alvorlighetsgrad (skala, omfang og uopprettelig/reverserbarhet) grunnet våre leverandørers aktiviteter tar oss videre i kartleggingen. Vi vurderer informasjonen vi kan finne i offentlig dokumentasjon og fra dialog med leverandører.
  3	Ut ifra funnene i steg 2+3 gjør vi en helhetsvurdering av våre leverandører og eksisterende tiltak. Da kan vi vurdere leverandører etter lav, middels eller høy risiko. Derfra kan prioriterer vi hvilke sektorer, tema og leverandører vi skal følge opp og undersøke ytterligere.
  4	Når risiko for brudd på anstendig arbeidsforhold eller menneskerettigheter er identifisert, følges dette opp med dialogmøte med leverandøren. Det lages en handlingsplan med tiltak, tidsplan og forventinger.
  5	Gjennom handlingsplanen følges leverandøren opp og effekten av tiltakene vurderes etter gitt tid og dokumentasjon.   Tiltakene som settes inn overvåkes og effekten evalueres fortløpende, og kommuniseres til de berørte parter. Om avdekking viser at vår aktivitet forårsaker eller medvirker til brudd på ansvarlig næringsliv og negativ skade på mennesker, miljø eller samfunn skal vi stanse aktiviteten og søke å gjenopprette skaden. Ved avdekking av brudd på retningslinjene hos leverandør, går vi i dialog med leverandør for leverandør kan gjøre tiltak, samt at leverandøren er ansvarlig for gjenoppretting.

• Risikovurdering

  Det er mest fremtredende risiko (salient risk) for at det kan forekomme negativ påvirkning på anstendig arbeidsforhold og menneskerettigheter i leverandørkjeden, etter vår vurdering. Vårt kartleggingsarbeid i leverandørkjeden har gitt oss følgende oversikt:

  Kategori	Under-kategori	Potensiell risikoer	Risiko
  Produkter	Tekstiler	*Tvangsarbeid *Barnearbeid *Arbeidsforhold *Helse og sikkerhet	Høy
  	Plast	*Forurensning av mikroplast *Helse og sikkerhet	Medium
  	Papir	*Tvangsarbeid  *Urbefolknings rettigheter og landrettigheter	Lav
  	RFID	*Konfliktmineraler *Barnearbeid *Tvangsarbeid	Medium
  Tjenester	Transport Vaskeri	*Lønn og arbeidsforhold *Helse og sikkerhet *Tvangsarbeid	Høy

  Risikoappetitt 

  Lav	Risiko er lav og/eller langt unna. Elis kan stole på informasjonen som gis
  Medium	Medium risiko/usikkerhet. Elis trenger ikke stille krav umiddelbart, men bør jobbe for å få økt innsyn og mer informasjon
  Høy	Høy risiko og/eller Elis er tettere på potensiell risiko. Elis bør stille krav til leverandøren.

  Vi forventer at våre leverandører arbeider med aktsomhetsvurderinger og har egen risikokartlegging for mulig negativ påvirkning mot mennesker, samfunn og miljø, og forebygger og reduserer slik påvirkning. Vi ønsker at våre leverandører viser vilje og evne til kontinuerlig forbedring på området, og kan dokumentere arbeidet med retningslinjene ved behov fra Elis. 

  Prioriterte oppfølginger for 2024/2025

  Basert på risikovurderingen som vurderer hvor det er høyest sannsynlighet for mest negativ påvirkning, så har vi identifisert noen konkrete områder innen menneskerettigheter vi ønsker å følge opp med våre leverandører; Risiko for tvangsarbeid, barnearbeid, lønn og arbeidstid, helse og sikkerhet. Vi vet at aktører i vår verdikjede opererer eller handler fra land forbundet med risiko for brudd på menneskerettigheter; India, Kina, Bangladesh, Madagaskar, Pakistan, Sri Lanka, Laos, Vietnam, Romania. 

  I arbeidet med aktsomhetsvurderingen har vi prioritert etter høy risiko, strategisk viktighet for selskapet og evnen til å kunne påvirke fra vår side. Vi har gjort en vurdering av informasjon tilgjengelig fra leverandørene og gjort en første prioritering på hvilke leverandører som skal følges opp. Arbeidet med å følge opp, systematisere og dokumentere dialogen med leverandører er i gang og vil være fokus for resten av 2024. 

• På jobb i Elis – trygg fysisk og psykisk arbeidsplass

  Vi ønsker mangfold i alle former velkommen, fordi vi mener at dette gjør oss til en bedre bedrift og et bedre sted å være for alle. Det er nulltoleranse for alle former for trakassering og vi har flere kanaler for å fange opp avvik. 

  Det skal være trygt fysisk og psykisk å jobbe for Elis. Bedriften legger vekt på at det er åpen og tillitsbasert dialog mellom de ansatte og bedriften, slik at mulige og faktiske brudd på arbeidstakers rettigheter og menneskerettigheter blir avdekket og tiltak kan bli satt i gang. Et eksempel på risiko for brudd på arbeidstakers rettigheter er for mye bruk av overtid hos våre innleide sjåfører. Elis Norge jobber aktivt for å ansette sjåførene i faste stillinger i bedriften, slik at arbeidstid og kjørebestemmelser skjer i henhold til bestemmelser. 

  Det gjennomføres jevnlige samlinger (fysisk og på teams) med verneombudene, og I tillegg til AMU sentralt, har vi egne HMS- møter på alle lokasjoner fire ganger i året.  I tillegg gjør vi medarbeiderundersøkelser og nedsetter arbeidsgrupper på bakgrunn av disse. Alle ansatte har mulighet til å organisere seg.

  Vi har egen varslingskanal hvor varsler vil bli behandlet anonymt - WhistleB, Whistleblowing Centre. Varslingskanalen er også tilgjengelig for ekstern varsling.  

  Elis Norge er sertifisert etter ISO 45001 – Ledelsessystemer for arbeidsmiljø.  

  Det ble ikke registrert varslingssaker som omfattet diskriminering eller mulig menneskerettighetsbrudd i Elis Norge i 2023. 

• Tiltak 2023/2024 og progresjon

  Tiltak	Status
  Sikre at prosedyrer er oppdatert og forankring i ledelsen i Elis Norge, samt kommunisere dette til våre ansatte	Gjennomført
  Gjennomføre et prøveprosjekt hvor vi kartlegger og digitaliserer verdikjeden i Norge som ikke dekkes av arbeidet som gjøres i Elis SA + risikokartlegging	Delvis ferdig – jobbes med, i et prosjekt sammen med konsern i 2024
  Gjennomgå bedriftens risikovurdering og appetitt	Gjennomført
  Gjennomføre en aktsomhetsvurdering i tråd med anbefalingene fra OECD	Gjennomført
  Systematisere og tydeliggjøre arbeidsfordelingen internt i Elis Norge, for retningslinjer, prosedyre, forespørsler og varslingssaker	Gjennomført

• Tiltak for 2024/2025

  Tiltak

  Oppdatere innkjøpsprosedyren slik at den inkluderer risikokategorier og handlingsplan, samt dokumentasjonskrav

  Forbedre rutiner for intern formidling og regelmessig opplæring av etiske retningslinjer, for ansatte og leverandører

  Gjennomføre gapsanalyse for første aktsomhetsvurdering (ekstern bistand) + forbedringspunkter

  Følge opp prioriterte aktører i leverandørkjeden, etter vurdering i aktsomhetsvurderingen